Sistem informasi  menjadi gerbang utama mahasiswa untuk mendapatkan informasi akademik. Pada praktiknya, terdapat fakultas yang memiliki sistem informasi yang berbeda dengan fakultas lain bahkan tidak bergantung pada universitas. Oleh sebab itulah pihak universitas terus berbenah untuk memfasilitasi semua kebutuhan sistem informasi semua fakultas di UGM.

Mahasiswa membutuhkan sistem infomasi yang baik dibutuhkan untuk dapat menunjang kelancaran perkuliahan. Adapun indikator sistem informasi yang baik meliputi akses yang mudah, informasi yang terus diperbaharui secara berkala serta mampu memfasilitasi kebutuhan mahasiswa. Pada kenyataannya, pelayanan sistem informasi yang didapatkan mahasiswa di tiap fakultas UGM berbeda-beda.

Sistem Informasi Antarfakultas

Sebagian besar fakultas di UGM mengandalkan sistem informasi akademik yang dirancang di tingkat universitas. Namun, beberapa di antaranya berinisiatif untuk merancangnya di tingkat fakultas. Contohnya adalah FEB dan Fakultas Psikologi. Keberadaan sistem informasi fakultas yang baik membuat mahasiswa FEB dan Psikologi tak perlu bergantung pada situs akademik UGM. Kepala Akademik FEB, Sigit Hardiyanto S.T., menuturkan bahwa sejak 2007, FEB memiliki tim Sistem Informasi Fakultas Ekonomi (SIFE) yang bertugas melakukan riset dan mengembangkan sistem informasi akademik. Hasilnya, FEB telah menggunakan sistem informasi tersendiri yang dinamakan dengan Sistem Informasi Terpadu Ekonomika dan Bisnis (Sintesis). “Semua mahasiswa FEB tidak pakai portal akademik universitas atau Palawa, karena KRS dilakukan lewat Sintesis,” ujar Alia, mahasiswa jurusan Ilmu Ekonomi 2014. Selain Sintesis, FEB juga mengembangkan aplikasi Android Student Portal serta fasilitas sms broadcast.

Fakultas Psikologi juga mengembangkan sistem tersendiri yang dinamakan dengan Sistem Informasi Terintegrasi (SIT) dan sms akademik.  “Setiap info perkuliahan seperti disampaikan lewat sms akademik. Terus kita bisa tanya perihal akademik ke nomer itu. Akademik juga buka layanan nyebar sms ke semua mahasiswa Psikologi misalnya ada pensi atau kegiatan lain,” terang Miftakhul Ilmi, mahasiswa Psikologi 2013.

Selain FEB dan Psikologi masih bergantung pada sistem informasi akademik universitas. Mahasiswa di Fisipol dan Fakultas Teknik misalnya, mereka wajib mengakses Palawa utamanya untuk pengisian KRS. Kepala Akademik Fisipol, Bernadian Arimurti S.T., mengungkapkan bahwa informasi akademik telah tersedia melalui website maupun akun media sosial. Kesulitan timbul karena pihak akademik Fisipol tidak mendapatkan sosialisasi yang memadai dari universitas. Akibatnya, mahasiswa juga mengalami hambatan dalam pengisian jadwal kuliah. Dewan Mahasiswa FISIPOL dan akun sosial media yang ada secara aktif membantu menjembatani antara bagian akademik dengan mahasiswa. Sedangkan di Fakultas Teknik, informasi yang ada seputar akademik hanya ditempel pada mading dan akun Facebook fakultas saja.

Sistem Informasi Universitas    

Merespon perbedaan antarfakultas, Novita Ade Ferianty, S.S., M.Ed., Seketaris Direktorat Akademik, mengungkapkan bahwa FEB memang telah menjadi pionir dalam pengembangan sistem informasi yang baik dibandingkan dengan fakultas lain. Oleh karena itu, universitas saat ini masih terus mengembangkan sistem walaupun ada kendala di bidang sumber daya manusia.

Harapan dari DAA, semua fakultas dapat terfasilitasi oleh sistem universitas yang telah ada. Selain itu juga, beliau menambahkan bahwa, “Kebijakan tiga rektor terakhir memang menginginkan sistem informasi yang terintegrasi di tingkat universitas.” Hal tersebut yang melatarbelakangi pembuatan Palawa.  Tujuannya agar dapat menjadi pintu utama untuk mengakses berbagai macam kepentingan perkuliahan dan tidak ingin sistem informasi yang terpisah. Namun, untuk fakultas yang telah independen sistem informasinya, tetap menjalin kerjasama dan komunikasi yang baik.

Kesenjangan layanan sistem informasi antarfakultas ini di sisi lain mengajak mahasiswa untuk lebih proaktif dalam mencari tahu informasi yang dibutuhkan, demi keberlangsungan akademisnya. Sesungguhnya baik universitas maupun fakultas telah menyediakan portal-portal informasi, dan mahasiswa dapat secara mandiri memilah-milih mana yang diperlukan untuk kepentinganya. Sistem informasi yang disediakan pun diharapkan selalu dalam performa maksimal agar tidak menghambat proses. (chk)